Økonomi
Her på siden finder du en guide til lokalregnskab og nyttig viden om lokalafdelingernes økonomi.
Guide til lokalregnskab
Lokalbestyrelsen skal løbende gennem året registrere udgifter og indtægter i zExpense og uploade bilag. I perioden januar-april udarbejdes et lokalregnskab i samarbejde mellem sekretariatet og lokalafdelingen. Her er overblikket over proceduren:
- Januar: I modtager kontoudtog – sekretariatet sender kontoudtog for jeres lokalforening på mail. Det er posteringerne her, som I skal tage udgangspunkt i.
- Krydstjek med zExpense – først skal I gå i zExpense og krydstjekke om de posteringer, som fremgår af kontoudtoget, også er lagt ind i Zexpense. Det er vigtigt, at der er indsat dato, bilag og kategori for den enkelte postering. Se guide til zExpense
- Giv besked til Skolelederforeningen Når alle posteringer i zExpense stemmer overens med bevægelserne på kontoudtoget, skal I give besked til skolelederne@skolelederne.org
- Skolelederforeningen udarbejder regnskab – efter sekretariatet har lavet regnskabet, bliver det det sendt retur til jer. I skal ikke selv udarbejde regnskabet.
- Januar – marts: Lokalforening godkender regnskab på generalforsamling. Når I har modtaget regnskabet, skal I godkende det på generalforsamlingen og sende det retur med mindst to underskrifter til skolelederne@skolelederne.org inden den 31. marts.
- April: Lokalforening får udbetalt lokalmidler – sekretariatet godkender regnskabet og udbetaler lokalmidler på baggrund af jeres medlemstal. Bemærk: Lokalforeninger får først udbetalt lokalmider, når regnskabet er afsluttet.
Værd at vide om økonomi i lokalafdelinger
Lokalformanden/kassereren fra lokalforeningen kan få adgang til lokalforeningens konto og udstyres med et VISA/Dankort.
Såfremt der skal oprettes adgang til en ny lokalformand/kasserer, skal kopi af sygesikringskort og kopi af legitimation med foto mailes til sekretariatet på skolelederne@skolelederne.org. Herefter skal diverse bank-papirer underskrives digitalt med kassererens private MitID.
Lokalafdelingen har fuld dispositionsret over de udlagte midler. Men idet lokalafdelingens konto er en underkonto ift. Skoleledernes overordnede konto i Lån og Spar Bank har sekretariatet fuldmagt til at disponere ift. alle lokalkonti.
Lokale udgifter ift. honorar, refundering af kørsel til lokale møder, lokale aktiviteter mv. regnskabsføres via zExpense og udbetales lokalt. Se guide til zExpense
Overtræk af kontoen må ikke forekomme. Såfremt en lokalafdeling har overskud på lokale aktiviteter (fx en konference) skal lokalformanden informere sekretariatet om dette overskud i indeværende år.
Generelt skal overskud undgås, idet formålet med lokalforeningens arbejde er at sikre medlemmernes lokale faglige, økonomiske og tjenstlige interesser og styrke sammenholdet mellem medlemmerne – jævnfør vejledende vedtægter for lokale afdelinger.
Ved befordring i forbindelse med møder, ydes refusion af transport, svarende til den billigst mulige transportform. Det betyder som udgangspunkt:
⦁ At standardbilletter er udgangspunktet.
⦁ Kørsel i egen bil kan ske, såfremt det tidsmæssigt er besparende eller ved lejligheder, hvor flere møder er påkrævet.
Dog skal tidsforbruget tages med i betragtning, ligesom muligheden for at arbejde under transporten kan have betydning for valg af transportform.
Ved flyrejser betalt af Skolelederforeningen, forventes at eventuelle bonus-points tilfalder Skolelederforeningen.
Transport i egen bil sker i henhold til bemyndigelse:
⦁ Ved møder indkaldt af hovedforeningen eller lokalafdelingen er kørslen at betragte som bemyndiget og den høje kilometersats anvendes.
⦁ Ved møder/arrangementer udbudt af foreningen eller lokalafdelingen er kørslen at betragte som godkendt, og den lave kilometersats anvendes.
Bilag/kvitteringer uploades via zExpense. Ved posteringerne på lokalmidler og renteudgifter i zExpense er bilag ikke nødvendigt, da sekretariatet kan se bevægelserne i banken.
Hvis et bilag er blevet væk, kan I lave en tro og love-erklæring, hvor I forklarer, hvad pengene er blevet brugt til. Herudover skal erklæringen underskrives af mindst to i jeres lokalforening.
Udgifter til overnatning og fortæring, som ikke er inkluderet i kursus- og konferenceudgifter, kan refunderes i nødvendigt omfang via zExpense Herudover udbetales ikke diæter eller time-dagpenge.
Lokalforeninger kan ikke udbetale skattefri diæter eller godtgørelser.
Eventuelle lokale honoraraftaler skal godkendes på generalforsamlingen. Honorar skal udbetales lokalt via zExpense og fremgå af det lokale regnskab. Indberetning til SKAT sker automatisk, når udbetalt via zExpense.
Eventuel honorering af bestyrelsesmedlemmer eller andet i form af oplevelser, naturalier, gaver mv. er skattepligtigt og skal indberettes, hvis dets værdi overskrider SKATS regler herom.
Værdien af gaver må ikke overstige gældende regler fra SKAT. Overstiger værdien dette beløb, er gavens fulde værdi skattepligtig.
Hvis der gives gaver i form af kontanter eller gavekort, skal der altid betales SKAT af det fulde beløb.
Under henvisning til formålet med lokalmidler om medlemsrettede aktiviteter anbefaler Skolelederforeningens hovedbestyrelse, at honorering begrænses mest muligt, og at det samlede beløb til lokale honorarer maksimalt udgør 1/3 af de udlagte midler.
Indkøb af elektronisk udstyr (computer eller andet), kan kun ske efter aftale med sekretariatet – som udgangspunkt frarådes det.
For at understøtte lokale medlemsrettede aktiviteter afsætter foreningens repræsentantskab hvert år et beløb til dette formål.
Repræsentantskabet beslutter beløbsstørrelsen ift. lokale midler, typisk er der tale om et grundbeløb samt et beløb pr. medlem.
Det er en forudsætning for udbetaling af midler til en lokalafdeling/faglig klub, at der er indsendt et underskrevet regnskab, der stemmer, for året forud.
En lokal afdeling/faglig klub kan overføre midler fra et regnskabsår til det næste, dog kan det samlede indestående inklusive nye midler ikke overstige, hvad der svarer til tre års tildelinger til lokalafdelingen. Dette beregner sekretariatet ud fra lokalafdelingens regnskab per 31. december året forinden.
Lokalafdelingens medlemstal opgøres umiddelbart ca. 14 dage efter, at sekretariatet har fået regnskab for det forgangne år.
For lokalforeninger med et mindre medlemstal samt for faglige klubber kan der søges om ekstra midler. Formandskabet træffer beslutning om tildeling af evt. ekstra midler på baggrund af konkret ansøgning.
Beslutning om lokalt kontingent skal ske på lokalafdelingens generalforsamling med 2/3 flertal, samt med valg af 1 kasserer, 2 revisorer samt suppleanter for disse
Regnskabet for midler, der hidrører fra særligt lokalt opkrævet kontingent skal revideres lokalt, fremlægges på den lokale generalforsamling, underskrives af lokalformand og kasserer samt efterfølgende indsendes til sekretariatet. Sådanne lokale kontingentmidler holdes uden for de generelle overføringsregler.
Lokal aktivitet = lokal refundering, som sker via zExpense. Indkalder eller udbyder lokalafdelingen til møder/arrangementer, udredes rejseomkostninger lokalt.
Hovedforeningens aktivitet = hovedforening står for refundering.
Indkalder eller udbyder hovedforeningen til møder/arrangementer udredes rejseomkostningerne centralt. Omkostningerne indberettes via zExpense.
Det er muligt at få oprettet en særlig bankkonto, hvor økonomi ift. tværkommunale aktiviteter kan behandles. Såfremt dette ønskes, kontakt sekretariatet.
zExpense er regnskabsssystemet, der blandt andet håndterer udlæg. Du kan både bruge zExpense på computer og på mobil som app.
Find guide til zExpense her
Hovedforeningen i Skolelederforeningen er ansvarlig og skal sikre at gældende lov og regler bliver håndhævet i hele foreningen – centralt såvel som lokalt. Skolelederforeningen har et cvr-nummer. Dermed er de lokale afdelinger ikke selvstændige drevne foreninger med eget cvr-nummer. Det betyder, at der ift. økonomi og økonomiske retningslinjer skal være samklang og overensstemmelse med hovedforening og lokalforening.
Kontakt os
Har du spørgsmål til økonomi og administration? Skriv eller ring til en medarbejder direkte – du kan også altid kontakte os på skolelederne@skolelederne.org og tlf. 7025 1008
