Administration og økonomi
Her kan man som lokalafdeling finde vejledninger til administration og regnskab.
Vigtige administrative opgaver og deadlines
⦁ Hvert år, januar: Lokalregnskab laves
Lokalregnskabet laves hvert år i januar måned af sekretariatet. Det sker i et samarbejde på den måde, at lokalforeningen skal sørge for, at alle udlæg, kørsler og posteringer skal indtastes, verificeres og indsendes i zExpense senest den 31. december.
Der er en guide til udfærdigelse af lokalregnskab, hvor du blandt andet finder retningslinjer for zExpense, bankkonto og honorarer.
Nye lokalmidler udbetales først, når sidste års regnskab er indleveret. Beløbet på lokalmidler afhænger af medlemstallet, som hvert år opgøres af sekretariatet per 31. december. OBS. Udgifter i et regnskabsår kan kun refunderes i samme regnskabsår.
⦁ Hvert år, første kvartal: Afholdelse af generalforsamling
Hvert år skal der afholdes generalforsamling i den lokale forening inden udgangen af marts – med fire ugers varsel. Det vil i praksis være i februar eller marts, da lokalregnskabet først skal være på plads. Lokalregnskabet bliver lavet i januar, og på generalforsamlingen skal det fremlægges og godkendes. Herefter skal lokaleregnskabet underskrives at to bestyrelsesmedlemmer samt evt. kasserer, hvis en sådan er valgt, og indsendes til sekretariatet.
⦁ Hvert andet år, første kvartal: Valg af TR, suppleant og bestyrelse i den lokale forening
Det gælder i udgangspunktet, at valg skal afholdes i lige år. Valget skal være i første kvartal med passende varsel – mindst 14 dage. Det afholdes typisk i forbindelse med generalforsamling.
- Indberetning af TR og lokal bestyrelse
Umiddelbart efter valget af lokalbestyrelse, udfylder den valgte TR/lokalformand foreningens indberetningsskema og sender det til sekretariatet på skolelederne@skolelederne.org. Indberetningen er afgørende for at sikre TR-beskyttelse, kunne opdatere kontaktlister, med videre.
Nyttig viden om adminstration og økonomi for lokalafdelinger
Som lokalformand kan du rekvirere en medlemsliste ved at skrive til administrationen på mail: skolelederne@skolelederne.org
Såfremt der er fejl eller mangler i lokalforeningens medlemsliste bedes lokalformand/lokalbestyrelse sørge for, at pågældende medlem(mer) via Min side opdaterer sine medlemsoplysninger.
Det gælder også ændringer ift. pension, ledighed, orlov, ind- eller udmeldelse.
I november/december ajourfører og udsender administrationen en repræsentantskabsliste – herunder via Danmarks Statistik undersøger antal indbyggere i større byer jfr. Foreningens vedtægter § 6, stk. 3, 5 & 6 (på den baggrund beregnes antal repræsentanter i de større byer).
Såfremt der er ændringer i denne liste, skal lokalformanden give besked til administrationen. Ligesom lokalformanden løbende skal indmelde ændringer til administrationen, såfremt der sker ændringer lokalt.
Lokalregnskabet laves i et samarbejde mellem hovedforeningen og lokalforeningen.
Lokalregnskabet genereres af hovedforeningen i januar på baggrund af registreringssystemet zExpense og lokalforeningens konto i Lån og Spar Bank.
Lokalforeningen er ansvarlig for, at alle udlæg, kørsler og posteringer er indtastet, verificeret og indsendt i zExpense senest den 31. december.
Endeligt skal lokalregnskabet godkendes på generalforsamlingen i første kvartal og sendes til sekretariatet med underskrifter fra to bestyrelsesmedlemmer.
Der er en guide til udfærdigelse af lokalregnskab, hvor du blandt andet finder retningslinjer for bankkonto og honorarer.
Find guide til lokalregnskab her
zExpense er vores regnskabsssystem, der blandt andet håndterer udlæg. Du kan både bruge zExpense på computer og på mobil som app.
Find guide til zExpense her
Umiddelbart efter valget af bestyrelse, udfylder den valgte TR/lokalformand foreningens indberetningsskema og sendes til sekretariatet på skolelederne@skolelederne.org. Indberetningen er afgørende for at sikre TR-beskyttelsen, kunne opdatere kontaktlister med videre.
Hent indberetningsskema
Skolelederforeningens lokale afdelinger er reguleret af lokale vedtægter.
Find de vejledende vedtægter her:
Vejledende lokale vedtægter (pdf)
Anbefalet procedure overgang til forskudte valg for lokalbestyrelser (pdf)
Hvert år skal der afholdes generalforsamling i den lokale forening inden udgangen af første kvartal og med fire ugers varsel. Lokalforeningen modtager lokalregnskabet fra sekretariatet i løbet af januar måned. Det betyder, at generalforsamlingen i praksis kan afholdes i februar eller marts.
På generalforsamlingen skal lokalregnskabet fremlægges og godkendes. Herefter skal det underskrives at to bestyrelsesmedlemmer samt evt. kasserer, hvis en sådan er valgt, og indsendes til sekretariatet på skolelederne@skolelederne.org.
Valg af TR, suppleant og bestyrelse i den lokale forening skal som udgangspunkt afholdes hvert andet år i lige år i første kvartal med passende varsel – mindst 14 dage.
Se guide til at afholde valg
Kontakt os
Vi står klar til at hjælpe vores lokalafdelinger med regnskab og administration. Tag direkte fat i en medarbejder eller kontakt os på skolelederne@skolelederne.org og tlf. 7025 1008
