zExpense

1. For at installere zExpense-appen fra appstore skal du finde og vælge App store-ikonet på din telefon:

2. Tryk på ”søg” i bunden af skærmen og skriv zExpense i søgefeltet :

3. Find zExpense og tryk herefter på den blå sky

4. Nu begynder iPhonen at downloade appen, og når den er færdig, vælges ”ÅBN”:

1. For at installere zExpense-appen, skal du finde og vælge ”play butik-ikonet” på din telefon:

2. Tryk på søg i toppen af skærmen og indtast ”Zexpense”. Tryk herefter installer

3. Nu begynder android-telefonen at downloade appen, og når den er færdig, vælges ”Åbn”

For at oprette en bruger til zExpense, så kontakt Jannik i Skolelederforeningens sekretariat på tlf. 7025 1008

1. Tryk på hamburgermenuen i øverste højre hjørne

2. I indstillinger få de fire øverste menupunkter valgt til, så de er markeret med grøn. Udfyld nedenunder din nummerplade, hvis du får brug for at få refunderet kørsel.

Forklaring

• Hvis du har brugt lokalforeningens kort, vil udgiften automatisk fremgå i zExpense efter nogle dage.
• Udgiften har et lille ikon, så man kan se, at den kommer direkte fra banken.
• Udgiften vil fremgå hos det medlem, som har tilknyttet lokalforeningens kort i zExpense. Hvis der er tvivl om, hvem som er tilknyttet kortet, så kontakt Jannik Larsen fra sekretariatet på jbl@skolelederne.org

Tast

Gå ind på zExpense-appen

1) Klik på ”Ubehandlede” i nedre venstre hjørne og vælg efterfølgende ”+Ny udgiftspost”.

2) Under ”Udgiftsposter” vil alle udgifter/transaktioner fra lokalforeningens konto fremgå, mærket med et blåt ikon ude til højre.
Klik på den udgift, som du ønsker at behandle.

3) Udfyld:

– Dato: Datoen på kvitteringen/udgiften
– Angiv beløb
– Kategori: Vælg den kategori, som passer til udgiften.
– Evt. bemærkning
– Din afdeling bliver automatisk genereret, hvis du er tilknyttet flere afdelinger, kan du vælge det i feltet.
– OBS: Udfyld IKKE reg. – og kontonummer, da pengene ikke skal tilbagebetales, idet de er trukket fra lokalforeningens konto.
– Bilag: Upload din kvittering ved at klikke på ”Tilføj billede”.
Klik herefter på ”Indsend” nederst.

Udgiften er nu sendt videre til godkendelse.

Forklaring

Hvis du selv har lagt ud for en udgift for lokalforeningen, skal du oprette den manuelt i zExpense, så du kan få tilbagebetalt pengene.

Tast

1) Klik på ”Ubehandlede” i nedre venstre hjørne og vælg efterfølgende ”+Ny udgiftspost”.

2) Tag billede af din kvittering eller upload billede af kvitteringen fra kamerarullen.

3) Udfyld alle felter:

– Dato: Datoen på kvittering/udgiften
– Beløb: Det samlede beløb, du har lagt ud for
– Afregning: Vælg hvem, der skal afregnes
– Kategori: Vælg den kategori, som passer til udgiften
– Bemærkning: Skriv evt. en bemærkning vedr. udgiften
– Din afdeling bliver automatisk genereret, hvis du er tilknyttet flere afdelinger, kan du vælge det i feltet.
– Reg.- og kontonummer: Indtast dine egne oplysninger, så du kan få tilbagebetalt pengene til din egen konto.
– OBS: Udgiften skal vælges som “IKKE AKUT”

Klik herefter på den grønne ”Indsend”.

Dit udlæg er nu sendt videre til godkendelse.

Forklaring

Hvis du har kørt til et møde eller andre aktiviteter forbundet med lokalforeningen, skal du oprette kørslen i zExpense, så du kan få tilbagebetalt pengene.

Tast

Gå ind på zExpense-appen

1) Klik på ”Ubehandlede” i nedre venstre hjørne og vælg efterfølgende ”+Ny kørselspost”.

2) Indtast startadresse og afslut med flueben i øvre højre hjørne.
Gør den samme handling med slutadresse.

3) OBS! Udfyld alle felter:
– Dato: Indtast datoen for kørslen.
– Indtast beløb
– Afregning: Medlem (udlæg lokalforeningen)
– Kategori: Vælg den ønskede kategori
– Bemærkning: Skriv evt. en kort kommentar vedrørende aktiviteten for kørslen.
– Din afdeling bliver automatisk genereret, hvis du er tilknyttet flere afdelinger, kan du vælge det i feltet.
– Reg.- og kontonummer: Indtast dine egne oplysninger, så du kan få tilbagebetalt pengene til din egen konto.
– OBS: Udgiften skal vælges som “IKKE AKUT”

Klik på ”Indsend” nederst.

Din kørsel er nu sendt videre til godkendelse.

Forklaring

Hvis du vil udbetale et honorar til et medlem i lokalforeningen, kan du gøre det gennem zExpense. Ved at oprette honoraret i zExpense vil pengene automatisk blive udbetalt fra lokalforeningens konto.

Gå ind på zExpense-appen.

1) Klik på ”Ubehandlede” i nedre venstre hjørne og vælg efterfølgende ”+Ny udgiftspost”.

2) Tryk ”vælg” for at oploade bilag

3) Udfyld:
– Dato: Dags dato
– Beløb
– Afregning: Vælg ‘Medlem’ (udlæg lokalforeningen)
– Kategori: Vælg ‘Formandshonorar’
– Skriv evt. bemærkning
– Bilag: Upload bilag ved at trykke på ”Gennemse”
– Din afdeling bliver automatisk genereret, hvis du er tilknyttet flere afdelinger, kan du vælge det i feltet.
– Reg.- og kontonummer: Indtast modtagerens oplysninger
– CPR-nummer: Indtast modtagers CPR-nummer
– Tilføj eventuelle ekstra bilag (Du skal sende et billede af lokalafdelingens vedtægter omkring honorarstørrelse)
– Vælg IKKE AKUT

Tryk herefter ‘Indsend’

Dit udlæg er nu sendt videre til godkendelse.

Forklaring

• Renter vil automatisk fremgå i zExpense efter nogle dage
  Renter og lokalmidler har et lille blåt ikon, så man kan se, at den kommer direkte fra banken
• Renterne og lokalmidlerne vil fremgå hos det medlem, som har tilknyttet lokalforeningens kort i zExpense. Kontakt jbl@skolelederne.org, hvis der er tvivl om, hvem der er tilknyttet kortet eller andre spørgsmål.

Tast

Gå ind på zExpense-appen

1) Klik på ”Ubehandlede”. Her vil alle udgifter/transaktioner fra lokalforeningens konto fremgå.

Klik herefter på den pågældende rente, som du ønsker at behandle.

2) Udfyld:
– Kategori: Vælg ”Renteindtægt” , vær opmærksomhed på, at beløbet står i minus.
– Evt. bemærkning
– Din afdeling bliver automatisk genereret, hvis du er tilknyttet flere afdelinger, kan du vælge det i feltet.
– OBS: Udfyld IKKE reg. – og kontonummer, da pengene ikke skal tilbagebetales, idet de er trukket fra lokalforeningens konto.
– Bilag: OBS bilag behøves ikke, da vi kan se transaktionen i banken.

Klik herefter på ”Indsend” nederst.

Renterne eller lokalmidlerne er nu sendt videre til godkendelse.

Forklaring

• Lokalmidler vil automatisk fremgå i zExpense efter nogle dage.
• Lokalmidler har et lille blåt ikon, så man kan se, at den kommer direkte fra banken.
• Renterne og lokalmidlerne vil fremgå hos det medlem, som har tilknyttet lokalforeningens kort i zExpense. Kontakt jbl@skolelederne.org, hvis der er tvivl om, hvem der er tilknyttet kortet eller andre spørgsmål.

Tast

Gå ind på zExpense-appen

1) Klik på ”Ubehandlede”. Her vil alle udgifter/transaktioner fra lokalforeningens konto fremgå.

Klik herefter på det pågældende lokalmiddel, du ønsker at behandle.

2) Udfyld:
– Kategori: Vælg ”Renteindtægt” (vær opmærksom på, at beløbet står i minus)
– OBS: Udfyld IKKE reg. – og kontonummer, da pengene ikke skal tilbagebetales, da de er trukket fra lokalforeningens konto.
– OBS: Bilag behøves ikke, da sekretariatet kan se transaktionen i banken.

Klik herefter på ”Indsend” nederst.

Renterne eller lokalmidlerne er nu sendt videre til godkendelse.