Privatlivspolitik i Skolelederforeningen

Formålet med denne privatlivspolitik er at fastlægge rammerne for Skolelederforeningens (SKL) behandling af personoplysninger.
SKL behandler personoplysninger om sine medlemmer, ansatte og andre registrerede, herunder personoplysninger, der anses som følsomme efter Databeskyttelseslovgivningen. Dette sker som et naturligt og nødvendigt led i vores formål og i arbejdet for medlemmernes interesser.
SKL er fast besluttet på tage databeskyttelse alvorligt og overholde Databeskyttelseslovgivningen. Dette inkluderer brugen af værktøjer som reCAPTCHA for at forhindre bots i at forårsage skadelige aktiviteter på vores platform. Vi ønsker, at medlemmer, medarbejdere og andre skal føle sig trygge ved, at vi bruger oplysningerne korrekt og behandler personoplysninger fortroligt og sikkert.

Målgruppe

Denne politik er opdateret 15. september 2023 og gælder for alle aktiviteter i SKL
SKL kan til enhver tid ændre denne privatlivspolitik. SKL informerer herom efter krav til evt. varsler.
SKL sikrer, at politikken er tilgængelig for medarbejderne og kommer til medarbejdernes kendskab

Skolelederforeningen tager databeskyttelse alvorligt

Persondatabeskyttelse er ikke mulig uden tilstrækkelig IT-sikkerhed. SKL udsteder og behandler sine personoplysninger efter sin gældende IT-politik. IT-ansvarlige kan udstede supplerende retningslinjer for overholdelse af IT-sikkerheden.

Personoplysninger

Personoplysninger er enhver information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Eksempler herpå er et navn, adresse, CPR.nr., medlemsnummer, løn, fagforenings- og helbredsforhold.
Når SKL behandler personoplysninger overholder vi altid følgende grundlæggende regler:
– Vi har saglig, legitimt formål med at behandle personoplysninger, og evt. senere brug er ikke uforeneligt med det formål.
– Vi behandler kun relevante, strækkelige personoplysninger (”need to have”) og laver nødvendig ajourføring for at sikre korrekte personoplysninger over tid.
– Vi sletter alle personoplysninger, når formålet ikke længere er tilstede og opbevaring ikke ellers er krævet ved lov mv.
– Vi har et gyldigt behandlingsgrundlag, fx samtykke, overenskomst, lovbestemmelse etc.
– Vi overholder de registreredes rettigheder.
– Vi har IT-sikkerhed omkring behandlingen.
– Vi indtænker databeskyttelse, når vi laver nye processer, IT-systemer mv. med personoplysninger.
– Vi bruger kun troværdige og sikre databehandlere og kun med databehandleraftale samt følger årligt op på databehandlere.
– Vi sikrer et overførselsgrundlag ved overførsler ud af EU/EØS, herunder til IMAK og/eller leverandører.
– Vi kan dokumentere, hvad vi gør med personoplysninger (ansvarlighed).

Opbevaring og sletning af personoplysninger

SKL opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles, herunder også ifølge lovgivningen.
SKL udsteder særskilt slettepolitik, som sekretariatschefen er ansvarlig for.

Betingelser for nyhedsbrev
Ved tilmelding til SKLs nyhedsbrev accepterer du, at vi udsender nyhedsbreve ca. hver anden uge til den oplyste e-mailadresse. Udgangspunktet for vores nyhedsbrev er at fortælle, hvad SKL aktuelt arbejder med og omtale vores tilbud såsom kurser og materialer. Dertil at dele viden om skoleledelse. Vi gør opmærksom på, at nyhedsbrevet indeholder annoncer samt omtaler af kurser og arrangementer, som kræver betaling.
Ved tilmelding til nyhedsbrev giver du dit samtykke til, at SKL registrerer de oplysninger, som angives ved tilmeldingen. Oplysningerne bruges udelukkende til at sende dig nyhedsbrev og opbevares i Mailchimp. Vi gør opmærksom på, at Mailchimp gør brug af tracking.
Du kan til enhver tid afmelde nyhedsbrevsabonnementet. Afmelding kan altid ske via afmeldingslinket nederst i nyhedsbrevene eller ved at kontakte Skolelederforeningen.

Den registreredes rettigheder

SKL sikrer, at de registrerede har adgang til at udnytte deres rettigheder efter Databeskyttelseslovgivningen, fx ved at give lovpligtige oplysninger til medlemmer ved indmeldelse, til medarbejdere ved ansættelse osv.
SKL udarbejder relevante retningslinjer til at sikre, at de registreredes rettigheder overholdes.

Ikrafttræden
Privatlivspolitikken er senest opdateret 15. september 2023.

Slettepolitik i Skolelederforeningen – Indledning

Denne politik er udstedt i medfør af Skolelederforeningens (SKL) privatlivspolitik. Det følger af Databeskyttelseslovgivningen, at personoplysninger ikke må opbevares i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles.

På denne baggrund har SKL valgt at udarbejde en slettepolitik, således at tidsfrister for opbevaring og sletning af personoplysninger er dokumenteret.

Generelt om sletning af personoplysninger

Personoplysninger skal slettes, når de ikke længere er nødvendige at opbevare i forhold til det definerede formål, der var med indsamlingen og opbevaringen.

Alle e-mails (inkl. indbakke, papirkurv, vedhæftede filer, sendt post og arkiverede filer), der indeholder personoplysninger, slettes som udgangspunkt automatisk 3 måneder efter modtagelse/afsendelse fra medarbejderes mailkonto.

Sletning kan også være relevant som følge af, at en registreret udnytter sine rettigheder efter persondataforordningen. Fx hvis et medlem tilbagetrækker sit samtykke til, at der må behandles oplysninger om vedkommende, da er SKL forpligtet til at overveje, om oplysningerne skal slettes eller delvist bevares til dokumentation af medlemsforholdet. Dette beror på en konkret vurdering, hvor SKL’s egen interesse i fortsat at opbevare personoplysningerne skal vejes over for den registreredes interesse i at få dem slettet.

Såfremt personoplysninger viser sig urigtige i forhold til formålet, skal SKL straks slette eller berigtige oplysningerne.

Ovenstående gælder også for udprintede dokumenter fra systemer, som indeholder personoplysninger. Destruktion skal her ske på en sikker måde, eksempelvis vha. en makulator, så uvedkommende ikke kommer i besiddelse af personoplysningerne.

Det er vigtigt at være opmærksom på at foregående er vejledende, idet der kan være fastsat krav i lovgivningen, som forhindrer sletning af personoplysningerne, eksempelvis pga. logningskrav, bogføring og revision. Disse krav skal indarbejdes i de afdelingsspecifikke bilag.

Gennemgang af politik

Denne slettepolitik vil blive gennemgået årligt af Ledelsen med henblik på, om der er behov for en ændring af politikken. Desuden kan en opdatering af denne slettepolitik blive nødvendig som følge af lovændringer eller andre interne politikker som påvirker slettepolitikken.